Les critères de choix de son organisme
Il est important d’établir une relation de confiance avec le prestataire qui va désigner un auditeur pour évaluer votre processus et vous certifier. Néanmoins la portée du choix est pondérée par deux éléments principaux :
- Le cadrage réglementaire du processus d’audit : Les règles de certification, les cycles d’audit et les durées, sont encadrées par le COFRAC, ce qui tend à uniformiser les pratiques entre les différents certificateurs.
- Le professionnel qui évalue votre processus n’est pas le même que celui avec qui vous avez initialement discuté. Souvent, les auditeurs sont des sous-traitants qui travaillent pour plusieurs certificateurs. Il est donc important de vérifier la qualité de la procédure de qualification et de suivi des auditeurs.
Ce guide ne vise en aucun cas un classement des organismes certificateurs. En effet, grâce à la diversité des prestataires, les différentes raisons de choisir tel ou tel organisme certificateur peuvent apparaître tout autant légitimes.
Au-delà des situations particulières, au moins trois grands critères décisionnels assez universels peuvent orienter le choix d’un prestataire :
- Un choix stratégique externe : Par exemple la notoriété du certificateur dans votre secteur et sa reconnaissance par vos partenaires.
- Un choix stratégique interne : En fonction de vos stratégies de développement de vos objectifs de pilotage, de votre système de gestion..
- Opérationnel : En absence de critères stratégiques différenciants, considérez des aspects factuels comme le coût, les délais, et la qualité de la relation commerciale.
Les items retenus dans les fiches du guide : intérêt et précautions d’usage
L’activité en certification antérieure à Qualiopi
Il s’agit d’indiquer une antériorité dans le domaine de la formation et dans les pratiques de certification en général. Cet item permet également de détecter la délivrance de certifications complémentaires qui pourraient être utiles aux OPAC* pour compléter leur démarche Qualiopi. Par exemple, des certifications spécifiques à certains domaines de formation ou encore des certifications en management de la qualité.
La capacité d’intervention
Ressources : le nombre d’auditeurs qualifiés montre la capacité du certificateur à intervenir rapidement et à couvrir différentes zones géographiques, ce qui peut être important en cas de délais courts d’exigibilité de la certification.
Le recrutement et la professionnalisation des auditeurs
Le niveau de qualification et de professionnalisme n’est pas fixé de manière réglementaire : durée d’expérience minimale, titre ou diplôme requis. Chaque certificateur met en œuvre sa propre procédure de qualification et impose ses propres règles de recrutement (nombre d’années d’expérience, titre, exclusivité de l’engagement, etc.).
La connaissance des actions spécifiques couvertes par la certification : actions de formation, bilan de compétences, apprentissage, accompagnement VAE* est souvent un critère de recrutement tout comme la localisation géographique de l’auditeur afin de limiter les frais de déplacement.
Le prix et les modalités de paiement
Il convient d’identifier la décomposition des coûts et de demander plusieurs devis pour s’assurer du « tout inclus » sur un cycle de certification. Relativement aux modalités de paiement, il est à noter que certains organismes peuvent demander un acompte.
L’activité Qualiopi
Nous avons retenu plusieurs indicateurs pour préciser le niveau d’activité : Nombre d’OPAC certifiés, nombre de jours d’audit, nombres d’audits de surveillance réalisés auprès de nouveaux clients, nombres d’audits de renouvellement réalisés, nombres d’audits de renouvellement réalisés auprès de nouveaux clients, nombres d’organismes dont la certification est suspendue ou retirée.
Le choix relatif à l’activité pourra être orienté en fonction de la taille de l’OPAC, de ses perspectives de développement et de son organisation interne.
Les critères différenciants
Le très fort encadrement réglementaire de la certification Qualiopi limite les variations dans ses conditions de mise en œuvre. Cependant, les organismes certificateurs ont une histoire, une organisation et parfois des domaines d’intervention autres que Qualiopi, ce qui leur donne une spécificité intéressante à identifier. Certains certificateurs ont des liens étroits avec des fédérations professionnelles ou des financeurs, ce qui peut influencer votre choix.